Comment mettre en place le télétravail en 6 actions concrètes et efficaces

Le travail à distance et les équipes virtuelles sont bien plus qu’à la mode. C’est un mode de travail qui se pérennise. Avoir des employés en télétravail n’est plus rare depuis la pandémie, c’est même le cas dans la majorité des entreprises.

Les problématiques d’organisation et de communication, de télétravail sont bien connus des managers. Mais des solutions existent et vous pouvez aussi les mettre en place afin de faciliter le travail à distance pour les télétravailleurs. Comment mettre en place le télétravail est une question importante à laquelle il est crucial de répondre.

La mise en place du télétravail a son lot de challenge. Comment :

• Assurer la sécurité de ses collaborateurs à distance ?
• Affirmer le lien social des télétravailleurs ?
• Mettre en place une cohésion d’équipe et assurer un travail collaboratif ?
• Détecter des signes de burn-out et de RPS ?

Le télétravail, qu’est-ce que c’est ?

Avant de se poser la question de comment mettre en place le télétravail, il est important de comprendre les avantages et les défis associés à ce mode de travail. Le télétravail, c’est la possibilité offerte à un salarié de travailler à distance, à partir d’un poste fixe ou portable. Son lieu de travail peut être localisé dans son entreprise, chez lui ou dans des espaces partagés.

Le télétravail n’est pas une nouveauté. En effet, l’apparition et l’utilisation de nouvelles technologies ont fait évoluer le télétravail vers un nouveau modèle. Mais la pandémie a généralisé ce mode de travail et chaque collaborateur a dû s’y habituer très rapidement. L’enjeu du travail à distance est d’autant plus grand puisqu’il y a un gros travail de prévention de risques de burn-out, de risques psychosociaux, etc. qui peut être difficile à gérer avec la distance.

Les avantages du télétravail sont multiples, c’est pourquoi il est important de le mettre correctement en place pour bénéficier de tous ses points positifs.

• Une meilleure conciliation vie professionnelle/vie personnelle
• Un gain de temps pour les collaborateurs
• Plus de flexibilité et d’autonomie
• Une réduction des absences et des retards
• Meilleure intégration des salariés handicapés
• Une augmentation de la motivation et de la productivité

Que pensent les salariés du télétravail ?

Le baromètre du télétravail révèle que peu d’entre eux (19%) refusent de repartir en télétravail à 100 %.

Le télétravail génère de l’inquiétude chez ⅓ des salariés qui ont peur de se le voir imposer par l’entreprise. Les désavantages sont connus : perte du lien social, augmentation du stress au travail etc. Mais ce que le baromètre révèle, ce sont les bénéfices qu’y trouvent les salariés : meilleure concentration, meilleure gestion du stress. 

Il est important de mentionner que les managers rencontrent des difficultés à manager à distance. 33% trouvent qu’il est complexe d’agir sur le lien social pour éviter l’isolement, 31% de maintenir l’esprit d’équipe et 30% de faire évoluer l’organisation du travail dans l’entreprise. Le plus grand défi pour les managers est le manque d’accompagnement de la part de leur direction en matière de télétravail. En effet, ils sont peu à avoir effectué des formations à distance.

Cependant, le baromètre du télétravail nous apprend que si la satisfaction a baissé lors du deuxième confinement, elle reste à un niveau encore élevé : 8 salariés sur 10 fin 2019 contre 7.2 en décembre 2020. 

De plus, le télétravail reste plébiscité par une grande majorité des dirigeants et salariés. 67% des dirigeants se disent d’ailleurs favorables à la mise en place du télétravail de manière plus pérenne. Beaucoup d’interrogés pensent que le télétravail va se maintenir. 86% d’entre eux pensent d’ailleurs continuer à faire du télétravail, mais plus à 100 %.

Comment mettre en place le télétravail dans son entreprise ?

Le télétravail est encadré par la loi. L’employeur peut décider de mettre en place le télétravail dans son entreprise. Si celle-ci est soumise à la durée légale hebdomadaire de travail, il doit obligatoirement faire état de cette situation auprès du Département du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DTEP) et du Répertoire des entreprises individuelles (REI).

Toutefois, un accord collectif est obligatoire si le télétravail est étendu à plus de 10% des effectifs.

Dans les entreprises de 10 salariés et plus, le télétravail doit faire l’objet d’un accord avec les représentants du personnel (délégués du personnel et/ou comité d’entreprise) : ceux-ci peuvent être consultés même si la mise en place du télétravail ne concerne que le salarié concerné.

Globalement, il est donc important de connaître la loi afin de mettre en place dans de bonnes conditions le télétravail dans son entreprise et d’assurer la sécurité et la santé de ses salariés. Les télétravailleurs peuvent avoir plus tendance développer un sentiment d’isolement qui peut mener à des risques psychosociaux. C’est pour cela qu’instaurer le télétravail dans son organisation ne doit pas être pris à la légère.

L’employeur doit assurer des bonnes conditions de travail et veiller à la sécurité de ses télétravailleurs pour éviter tous risques psychosociaux.

N’oubliez pas que comment mettre en place le télétravail peut varier en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise, ainsi que des besoins spécifiques de chaque équipe.

1. Définissez un cadre

Si vous vous posez la question du comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise, il est important de bien encadrer cette pratique pour en maximiser l’efficacité et les bénéfices pour tous les employés. Pour cela, vous devez vous assurer que votre entreprise dispose des outils digitaux nécessaires pour faciliter la collaboration à distance, et que vos salariés sachent comment les utiliser.

Nous vous conseillons de rédiger une charte de télétravail contenant des règles simples, mais importantes, pour aborder la collaboration à distance.

Voici quelques exemples des règles de base et des conditions pour instaurer le télétravail dans son organisation :

• Quels messages doivent être envoyés sur quels supports (appels, DM, e-mails, etc.) ?
• Quels sont les horaires où tout le monde doit être connecté ? Il s’agit de faciliter les réunions, les appels et le flux de travail.
• Quel rythme de réunion adapté afin de pouvoir aligner régulièrement chacun sur les priorités de l’entreprise ? Ces mises à jour quotidiennes sont excellentes pour la responsabilisation et obligent les membres de l’équipe à consolider ce qu’ils font chaque jour en l’écrivant.

2. Intégrez vos salariés à cette nouvelle organisation du travail

Avant d’identifier le comment mettre en place le télétravail, il convient de discuter de ce projet avec vos salariés afin de recueillir leurs attentes et leurs préférences.

Étant donné que les employés ont tendance à considérer la culture d’entreprise comme plus importante que le salaire, il est important qu’ils soient d’accord avec tout changement de culture que vous apportez.

Avant de mettre en place le télétravail, discutez-en avec vos salariés, car l’enjeu est de recueillir les attentes des salariés.

Ainsi savoir s’ils veulent travailler à distance ou non ?

3. Communiquer efficacement, sans excès

La communication et l’alignement sont les clés de la réussite du télétravail. La manière de communiquer est importante. Vos collaborateurs doivent être en mesure de travailler ensemble tout en étant à distance.

En tant que manager, votre rôle est de trouver les outils de communication qui fonctionnent le mieux pour vos équipes. C’est une troisième étape essentielle pour répondre au comment mettre en place le télétravail.

Optez pour des outils simples que les collaborateurs pourront rapidement prendre en main. Évitez de multiplier les outils. Vous risquez de démotiver vos équipes et de limiter leur efficacité. Le travail à distance est difficile, car il peut impacter la communication entre les collaborateurs. C’est pour cela que le choix des outils est primordial pour mettre en place le télétravail dans l’entreprise.

Astuces Lily : pour communiquer entre nous, nous privilégions la communication via des outils collaboratifs : Discord essentiellement, et Zoom lorsque la discussion est plus technique. 

4. Basez vos relations sur la confiance

L’un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées lors de la mise en œuvre du travail à distance consiste à établir une confiance mutuelle avec leurs employés.

Avec la pandémie, le management a dû se transformer pour s’adapter au mode d’organisation du travail à distance. Beaucoup de managers rencontrent des difficultés avec le télétravail, car ils ont l’impression de perdre le contrôle. Ils mettent alors en place des règles trop strictes, limitant le champ d’action de leur collaborateur.

En télétravail, l’enjeu est d’évaluer les objectifs et non le nombre d’heures. Les salariés ne doivent pas avoir l’impression d’être micro-gérés. Ils doivent avoir la flexibilité pour gérer leur charge de travail. Par conséquent, laisser un collaborateur expérimenté au télétravail, c’est lui faire confiance. Ôtez-vous de l’idée que vos salariés profitent de cette liberté. Loin s’en faut.

Pour cela, faites référer vos équipes à la charte du télétravail et pratiquer une communication ouverte. Et surtout, managers, n’imposez pas des règles trop strictes et laissez le salarié s’organiser son temps et son environnement de travail comme il l’entend.

S’il est bien mis en place, le télétravail a de réels avantages pour les salariés. Il participe à améliorer les conditions de travail des collaborateurs. Ils trouvent un meilleur équilibre de vies et sont donc plus satisfaits des conditions de travail.

Astuces Lily : nous fonctionnons avec un management par objectif. Chacun connaît sa mission et s’organise de façon autonome pour la mener à bien.

5. Entretenir le sens du travail d’équipe

Le télétravail peut rendre plus compliqués la création et le maintien d’un lien social et peut impacter la collaboration qui se créait entre les salariés.

C’est l’un des plus grands risques liés au travail à distance. Pour assurer le bien-être de vos travailleurs à distance, vous devez maintenir un esprit d’équipe au sein de l’entreprise.

Pour cela :

• Envisagez d’utiliser des outils de collaboration comme Slack ou la suite Google pour maintenir un taux de communication élevé entre les travailleurs.
• Assurez-vous de donner aux employés un accès rapide et facile aux gestionnaires et aux autres membres de l’équipe
• Mettez en place un canal dans lequel les collaborateurs peuvent échanger, discuter et partager des anecdotes.

L’objectif est de reproduire l’ambiance de la machine à café et de créer une cohésion d’équipe, même à distance. Ce point est vraiment essentiel, car les collaborateurs peuvent se sentir isolés. En tant que manager, veillez à l’utilisation de ce canal comme boosteur de lien social.

Astuces Lily : Magaly Siméon, notre cofondatrice a mis en place un groupe Whatsapp pour permettre aux salariés d’échanger entre collègues hors travail. 

6. Organiser des points hebdomadaires

En tant que manager, il est important d’avoir des relations hebdomadaires avec vos collaborateurs pour savoir comment ils se sentent. Ce point sera l’occasion de motiver vos équipes et de les remercier pour le travail accompli.

Astuces Lily : chaque Lundi à 10h, nous organisons un point où chaque collaborateur raconte sa semaine précédente et parle des priorités de la semaine actuelle.

En général, les salariés sont satisfaits de l’organisation du travail à distance. Le télétravail offre une multitude d’avantages qui profite aux salariés à distance, mais également à l’employeur quand il est bien mise en place. Pour certains actifs, c’est même devenu un critère primordial dans leur recherche du comment mettre en place le télétravail.

Devenu un vrai levier d’attractivité quand il est bien encadré, il peut considérablement améliorer la qualité de vie au travail.

Le télétravail peut être bénéfique pour les entreprises et les employés s’il est mis en place correctement. Comment mettre en place le télétravail est une question importante à laquelle les entreprises doivent répondre avant de permettre à leurs employés de travailler à distance. En mettant en place une infrastructure technologique solide, des politiques et des procédures claires et en considérant l’impact social et culturel du télétravail, les entreprises peuvent offrir une expérience de travail à distance réussie et productive.

D’autres leviers à nous communiquer pour répondre à cette fameuse question « comment mettre en place le télétravail » ? N’hésitez pas à nous contacter, on se fera un plaisir de vous épauler !